5 réunions productives à organiser cet été - Julie Desk
Gestion du TempsProductivité

5 réunions productives à organiser cet été

Ahhh l’été … Le soleil, la plage, les glaces ! Oui, l’été c’est le moment idéal pour prendre des vacances, mais pas que ; l’été est aussi l’opportunité d’avancer sur de nombreux sujets au travail !

Pendant l’été, les choses ralentissent un peu : regardez vos emails et vous remarquerez peut être que vous en recevez moins que d’habitude. Et c’est une très bonne chose ! Alors, au lieu de rêvasser à votre départ en vacances ou déprimer car vous êtes déjà de retour au bureau, concentrez-vous et essayez de tirer profit de l’été pour avancer sur vos projets et gagner en productivité.

Voici 5 réunions productives à organiser cet été !  Pas de soucis, Julie vous aide à les programmer et vous évite de vous prendre la tête à trouver des créneaux communs entre les vacances des uns et des autres 😉

Meeting #1: Analyse des résultats

L’été signifie que la moitié de l’année est déjà passée. C’est le moment de faire un petit point sur les résultats obtenus jusqu’à présent.

Afin de garantir l’efficacité de ce meeting, demandez à Julie au moins une semaine à l’avance de l’organiser avec le reste de votre équipe. Précisez les indicateurs qui vous intéressent et que vous attendez des recommandations de la part des différents responsables. Vu que Julie intègre vos notes dans ses invitations d’événements, tout le monde saura exactement l’objectif de cette réunion et ce qu’ils doivent préparer.

En début d’année, vous avez probablement défini quels étaient vos objectifs (si ce n’est pas le cas, vous devriez le faire rapidement) du coup vous pouvez voir où vous en êtes : 50% de votre objectif atteint ? Déjà à 80% de l’objectif ou au contraire à juste 20% ?
Ce meeting vous permettra de faire le point et ajuster votre stratégie pour la seconde partie de l’année.

Si vous ne savez pas vraiment quels types de métriques suivre, voici quelques exemples de KPI (indicateurs de performance) rassemblés par Klipfolio

KPI Examples and Templates

Meeting #2: Management des process

Abuser des process peut nuire à l’agilité de votre entreprise, mais cela ne veut pas dire qu’il n’en faut pas du tout !

L’été est le moment idéal pour aborder des sujets de fond et travailler sur vos différents process. Chez Julie Desk par exemple, nous tirons profit de l’été pour travailler sur la mise en place de notre CRM : rassembler nos données, mettre en place de nouveaux outils, repenser les process… Toutes ces tâches sont plus simples à gérer l’été ; le business ralentit un peu et on peut se concentrer sur ces sujets. Le résultat ?  Une meilleure expérience client pour nos utilisateurs à la rentrée 🙂

Mettez ces deux mois à profit pour poser vos process : rassembler les feedback, voir ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas, ce qui doit être améliorer etc.

Si votre organisation est complexe et que vous souhaitez optimiser vos process, vous pouvez regarder des outils dédiés à la gestion des processus, des outils de Business Process Management.

Meeting #3: Nettoyage de vos tâches

Et Hop, on fait le ménage !

Il existe plusieurs solutions pour gérer vos tâches. Chez Julie Desk, nous utilisons Trello par exemple : chaque semaine, nous passons en revue les différents projets sur lesquels chaque équipe travail, ce qui nous permet de savoir qui fait quoi et d’avoir une vision globale des projets en cours au sein de la société.

Trello Board

Si vous utilisez également des solutions de gestion de vos tâches, vous avez peut être remarqué qu’il y a parfois des tâches que nous passons sans cesse à la semaine suivante. 2 raisons à cela :

  • Première option, nous souffrons du syndrome du petit singe perturbateur (si vous ne saisissez pas cette « private joke » regardez ce TED Talks sur les procrastinateurs 😉 ). Si c’est votre cas, vous, ou votre manager, devez définir une deadline ferme et non négociable pour les tâches que vous ne cessez de décaler, afin de prévenir votre petit singe perturbateur que vous avez atteint une situation critique et devez réellement vous concentrer sur cette tâche.
  • Seconde option, le résultat de cette tâche ne semble pas urgent. Dans ce cas, vous devez vous demander si ce résultat est toujours intéressant à obtenir ou pas. 
    • Oui : vous définissez une vraie deadline, ferme et non négociable, et terminez votre tâche.
    • Non : alors vous pouvez archiver cette tâche.

Ce nettoyage de vos tâches vous aidera, vous et votre équipe, à avoir une meilleure vision de l’état d’avancement des différents projets et démarrer Septembre du bon pied ! C’est la raison pour laquelle vous ne devez pas faire ce nettoyage tout seul : demandez à Julie d’organiser une réunion RAPIDE (n’oubliez pas que Julie connait vos préférences en matière de durée de vos réunions) pour passer en revue vos différentes tâches.

Si vous n’avez pas défini de méthode pour gérer vos tâches, voici 3 méthodes que vous pouvez mettre en place pour une gestion des tâches efficace.

Meeting #4: Retour à l’école

Combien de fois nous voyons passer des annonces d’événements auxquels nous aimerions participer, des livres que nous aimerions lire …mais n’avons jamais le temps de le faire !

Bonne nouvelle ! Vous avez peut être plus de temps en ce moment ! L’été c’est aussi l’occasion de lire les livres et regarder les différents replay d’événements ou les tutoriaux que vous avez sauvegardés depuis le début de l’année !

Comme je l’évoquais précédemment, être en été signifie que la moitié de l’année s’est déjà écoulée. Durant le premier meeting que vous avez organisé, celui sur l’analyse des résultats, vous avez peut être remarqué qu’il allait vous falloir de nouvelles idées si vous voulez atteindre vos objectifs à la fin d’année. Faites une liste des différents points que vous aimeriez approfondir et prévoyez des créneaux dans votre agenda (Julie peut aider) pour vous y consacrer. Prendre du recul sur vos activités quotidiennes vous aidera à voir les choses sous un nouvel angle et fera émerger de nouvelles idées !

En manque d’inspiration ? Consultez cette « mega reading list » qui regroupe quelques conseils de lecture pour cet été par des orateurs de TED.

Meeting #5: du bon temps et des vacances !

Lorsque tous vos collègues sont en vacances et vous envoie, pour vous narguer, des photos d’eux sur la plage en train de boire de délicieux cocktails, cela à tendance à vous énerver, surtout si vos vacances sont déjà passées !

holidays-relax

Ne soyez pas frustrés ! Tirez profit de l’été pour développer l’esprit d’équipe dans votre société et organiser des activités avec les collègues qui sont présents : un pique nique (au fait, avez-vous remarqué que Julie peut maintenant réserver des restaurants ?), une projection de film, des activités en plein air… Je suis certaine que les idées ne manqueront pas ! Cela permettra à chacun d’apprécier pleinement l’été et au final, cela aura un impact positif sur leur productivité !

Alors oui, l’été est top pour avancer sur des projets de fond et sur votre to-do list. Mais l’été c’est aussi bien pour… partir en congés : les vacances ont un effet positif sur la productivité !
N’oubliez pas de transférer à Julie vos différentes réservations de vol, de train, d’hôtel afin qu’elle garde votre calendrier à jour et s’assure que rien ne vienne perturber vos vacances.

Un petit conseil pour finir ? Ce que je préfère faire lorsque je rentre de congés c’est planifier mes prochaines vacances dans mon calendrier 🙂

Et vous ? Sur quels types de tâches vous concentrez-vous généralement durant l’été ?

Bel été à tous !