Comment gérer un cercle de confiance avec son assistant virtuel ?
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“Soyez polis envers tous, mais intimes avec peu ; et choisissez-les bien avant de leur faire confiance.” George Washington.

Confier la responsabilité de son agenda à une “personne” extérieure est un gage de confiance : Julie choisit des créneaux en votre nom, échange avec vos interlocuteurs en votre nom etc. Mais jusqu’à présent, elle ne prenait pas la responsabilité de valider les personnes avec qui vous prenez RDV ; c’est vous, en tant qu’utilisateur, qui donnez votre accord pour que Julie organise des rencontres, réunions, call avec les interlocuteurs qui vous contactent.

Cette approche a du sens pour les personnes que vous ne connaissez pas, qui ne font pas partie de votre réseau ; nous ne souhaitons pas “ouvrir l’accès à votre agenda” à tout le monde. Mais et les autres, ceux en qui vous avez confiance ?

Aujourd’hui, nous lançons le “Cercle de Confiance” pour les utilisateurs de Julie Desk ! Non, il ne s’agit pas d’une secte pour préparer en secret l’invasion de la Terre par les robots (ok, bad joke), mais d’une nouvelle fonctionnalité pour fluidifier les prises de RDV avec les personnes en qui nos utilisateurs ont confiance !

A quoi cela correspond ?

Comme évoqué précédemment, si Julie reçoit des demandes pour prendre un RDV avec un de ses utilisateurs, elle revient systématiquement vers lui pour valider l’autorisation de procéder à l’organisation du RDV.

Mais imaginons que la demande provienne d’un partenaire en qui vous avez confiance, ou autrement dit, que vous acceptez systématiquement de rencontrer. Demander votre accord devient une étape superflue, une étape qui pourrait être retirée pour fluidifier le process et limiter les échanges d’emails : avec la nouvelle fonctionnalité du Cercle de Confiance, Julie ne demandera plus votre accord pour les personnes en qui vous avez confiance, et lancera directement le processus d’organisation de RDV.

Qui fait partie de mon cercle de confiance ?

Pour distinguer les personnes avec qui Julie peut proactivement organiser des RDV de celles avec qui elle ne peut pas, elle ne se basera pas sur son instinct ou tout autre critère subjectif : “Mais cette personne a l’air fort sympathique, je vais organiser le RDV” !

Non. Nous avons mis en place la notion de Cercle de Confiance ; la confiance est au coeur de cette démarche.
Vous pourrez indiquer à Julie les personnes en qui vous avez confiance, et avec qui elle peut organiser des rendez-vous sans avoir votre accord au préalable, de la manière suivante :

  • Les adresses emails de ces personnes.
  • Les nom des domaines en qui vous avez confiance (exemple : je fais confiance à toutes les personnes qui ont une adresse @juliedesk.com).

Au moment de recevoir une requête, Julie pourra ainsi valider si la personne qui fait la demande appartient au Cercle de Confiance de l’utilisateur. Le cas échéant, elle organisera le RDV, sinon, elle reviendra vers l’utilisateur pour lui demander son accord, comme elle le fait actuellement.

Si vous êtes confiant par nature, vous pouvez également indiquer à Julie de faire confiance à tout le monde ! Attention, dans ce cas, dès qu’une demande de RDV arrivera à Julie, elle lancera le processus de prise de rendez-vous, même si vous n’avez pas donné votre accord pour rencontrer cette personne !

A l’inverse, vous pouvez aussi être très précautionneux et n’inclure personne dans votre cercle de confiance : dès qu’une demande d’une personne tierce sera reçue par Julie, elle reviendra vers vous pour organiser les RDV.

>> A noter : dans tous les cas il faut que vous, utilisateur de Julie Desk, soyez dans la boucle de l’email de la demande. Nous vous rappelons que Julie n’a pas accès à votre boite mail ou à vos listes de contact, et si vous n’êtes pas dans la boucle, Julie ne pourra pas relier la demande à votre compte et sera obligée de demander des précisions, ce qui, in fine, ralentit le process.

Des exemples concrets :

1. J’ai une licence et fais une demande à Julie.

De : guillaume@juliedesk.com
A : julie@juliedesk.com
CC : mark@fb.com


Objet : Call Julie Desk <> Facebook


Bonjour Julie,

Peux-tu m’organiser un call avec Mark la semaine prochaine.

Merci,
Guillaume.

De : julie@juliedesk.com
A : mark@fb.com
CC : guillaume@juliedesk.com


Objet : Call Julie Desk <> Facebook


Bonjour Mark,

Permettez-moi de vous proposer les disponibilités de Guillaume pour un call la semaine prochaine :
– Mardi 14 mars à 15h30
– Jeudi 16 mars à 17h
– Vendredi 17 mars à 10h

Quel horaire vous conviendrait le mieux ?

Merci,
Julie.

check-pointJ’ai une licence Julie Desk. Julie organise les RDV lorsque je la sollicite (scénario classique qui ne change pas !).

2. J’ai une licence et je fais confiance à tout le monde.

De : mark@fb.com

A : julie@juliedesk.com

CC : guillaume@juliedesk.com


Objet : Call Julie Desk <> Facebook


Bonjour Julie,

Peux-tu m’organiser un call avec Guillaume la semaine prochaine.

Merci,

Mark.

Cercle de Confiance de guillaume@juliedesk.com : Ouvert à tout le monde

De : julie@juliedesk.com
A : mark@fb.com
CC : guillaume@juliedesk.com


Objet : Call Julie Desk <> Facebook


Bonjour Mark,

Permettez-moi de vous proposer les disponibilités de Guillaume pour un call la semaine prochaine :
– Mardi 14 mars à 15h30
– Jeudi 16 mars à 17h
– Vendredi 17 mars à 10h

Quel horaire vous conviendrait le mieux ?

Merci,
Julie.

check-pointJe fais confiance à tout le monde ; Julie répond directement à Mark et lance le process de prise de RDV sans demander mon accord.

3. J’ai une licence et je ne fais confiance à personne

De : mark@fb.com

A : julie@juliedesk.com

CC : guillaume@juliedesk.com


Objet : Call Julie Desk <> Facebook


Bonjour Julie,

Peux-tu m’organiser un call avec Guillaume la semaine prochaine.

Merci,

Mark.

Cercle de confiance de guillaume@juliedesk.com : fermé.

De : julie@juliedesk.com

A : guillaume@juliedesk.com


Objet : Call Julie Desk <> Facebook


Bonjour Guillaume,

M’autorisez-vous à organiser ce RDV avec Mark ?

Merci,
Julie.

check-pointJe ne fais confiance à personne ; Julie revient vers moi dès qu’elle reçoit une demande d’une personne extérieure pour demander mon autorisation avant de lancer le process de prise de RDV.

4. J’ai une licence et ai inclus quelques personnes dans mon Cercle de Confiance.

De : mark@fb.com

A : julie@juliedesk.com

CC : guillaume@juliedesk.com


Objet : Call Julie Desk <> Facebook


Bonjour Julie,

Peux-tu m’organiser un call avec Guillaume la semaine prochaine.

Merci,

Mark.

mark@fb.com est-il dans le cercle de confiance de guillaume@juliedesk.com ?

  • Noms de domaines :
    • Juliedesk.com
    • Licencek.com
  • Adresses email :
    • elon.musk@telsa.com
    • bill@ms.com
    • sheryl@fb.com
    • mark@fb.com
    • beyonce@queen.com

De : julie@juliedesk.com
A : mark@fb.com
CC : guillaume@juliedesk.com


Objet : Call Julie Desk <> Facebook


Bonjour Mark,

Permettez-moi de vous proposer les disponibilités de Guillaume pour un call la semaine prochaine :
– Mardi 14 mars à 15h30
– Jeudi 16 mars à 17h
– Vendredi 17 mars à 10h

Quel horaire vous conviendrait le mieux ?

Merci,
Julie.

check-pointJulie vérifie que la personne est dans mon cercle de confiance et lance le process de prise de RDV sans demander mon accord (mark@fb.com faisant partie de mon Cercle de Confiance).

Simple non ?

Cette fonctionnalité est disponible dès aujourd’hui pour tous les plans Manager et Executive. Pour plus de détails sur la manière de paramétrer votre cercle de confiance, consulter notre article support.

Alors réussirez-vous à entrer dans le cercle ?

Cette fonctionnalité vous intéresse mais vous n’êtes pas encore utilisateur ? Testez-la dès à présent en démarrant un test gratuit de 30 jours sur notre site !

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