Gestion du Temps Archives - Julie Desk
Gestion du Temps

Assistants : comment gérer l’agenda de votre manager efficacement ?

Que ce soit dans une start-up, une ETI ou un grand groupe, les managers sont souvent déboardés ! Pour accomplir toutes les tâches qu’exige leur fonction, il est donc indispensable que leur emploi du temps soit organisé intelligemment. Zoom sur les différentes solutions permettant de gérer l’agenda du manager efficacement.

L’assistant, un rôle clé

« Assistant de manager, une fonction stratégique pour l’entreprise » titrait Les Echos Business en 2015, évoquant des assistants polyvalents qui « contribuent pleinement à la productivité de l’employeur et au rayonnement de l’organisation ».

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Comment planifier son agenda pour améliorer sa productivité ?

Petite ou grande entreprise, salarié ou dirigeant… Quels que soient notre statut et la structure dans laquelle on évolue, il est indispensable de bien planifier son agenda pour optimiser le temps dont on dispose et ainsi accroître sa productivité.

« Le temps de la réflexion est une économie de temps » Publilius Syrus

Arrêter le temps, tel est le souhait de toutes les personnes qui ont l’impression que les heures leur filent entre les doigts. S’il continue inexorablement de s’écouler vers demain quelle que soit l’importance de la charge de travail qui s’amoncelle devant nous, il nous est tout de même possible de l’organiser. Et pour ce faire, l’agenda, qu’il soit papier, électronique ou numérique, représente un outil incontournable ! Il permet en effet de planifier des tâches et de disposer ainsi d’une vue d’ensemble sur les actions qui nous attendent. Grâce à lui, on préserve donc notre espace mental du stress et des interrogations occasionnées par l’incertitude et le manque d’anticipation.

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Nos conseils pour équilibrer vie professionnelle et vie personnelle

Dans un marché du travail devenu de plus en plus concurrentiel, une implication pleine et entière est perçue par beaucoup d'entre nous comme une impérieuse nécessité. Travailler toujours plus serait le meilleur moyen de progresser dans l'organigramme de l'entreprise, quitte à mettre entre parenthèses une partie de sa vie personnelle ! Progressivement et par glissement, la place occupée par le travail devient prépondérante, voire exclusive. Le risque est alors majeur de voir s'installer durablement un déséquilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Quels sont les écueils d'une telle situation et comment y remédier ? Petit tour d'horizon des conseils utiles pour maintenir le parfait équilibre entre son travail et ses aspirations personnelles ...

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La procrastination : dangereuse ou nécessaire ?

" Demain est souvent le jour le plus chargé de la semaine " - proverbe espagnol

À un moment ou un autre, malgré nos bonnes intentions, la procrastination s'empare de nous. Cet art de toujours remettre à demain existe depuis le début de la civilisation moderne et nous sommes nombreux à avoir déjà connu ces nuits blanches pour finir un travail pour le lendemain.

Il se peut même que vous soyez en train de procrastiner en lisant cet article (mais ça va, nous sommes content d’avoir retenu votre attention ;-) ).

Pourquoi la procrastination ?

Pour comprendre ce phénomène, il faut d’abord penser au soi. En réalité, lorsqu'une personne procrastine, elle pense à sa personne sous forme du soi présent et du soi futur. Le soi présent, celui qui est actuellement confronté à la tâche attribue cette tâche au soi futur en raison de sa non-urgence.

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Surcharge de travail : gérer son temps avec la matrice d’Eisenhower

De nombreuses entreprises connaissent, ponctuellement ou de manière récurrente, des périodes de surcroît d’activité. Si l’on associe souvent à l’expression « surcharge de travail » une connotation négative, il faut pourtant reconnaître que les périodes de surrégime font partie intégrante des cycles naturels du travail. L’important, c’est donc d’apprendre à y faire face efficacement en optimisant sa gestion du temps et sa productivité. Et, pour ce faire, la matrice d’Eisenhower apparaît comme un outil incontournable !

La surcharge de travail : première cause de stress

Si la surcharge de travail peut être consécutive à une augmentation de l’activité de l’entreprise (chaque membre doit redoubler d’efforts pour continuer à mener à bien les missions qui lui sont confiées), elle peut également être la conséquence directe d’une baisse d’activité (l’entreprise est en crise et l’ensemble de ses acteurs doit travailler plus avec moins de moyens).

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Bien gérer son temps avec la technique Pomodoro [Infographie]

“Un investissement dans la connaissance paie le meilleur intérêt.” —Benjamin Franklin

Dès qu’on parle de productivité et de gestion de temps, on entend souvent parler de la Technique Pomodoro. Elle a été nommée il y a quelques années technique la plus populaire par le blog LifeHacker.

Mais la technique Pomodoro, c’est quoi au juste ?

Pomodoro

En Italien, Pomodoro signifie tomate. Mais non, cette technique n'a rien à voir avec la cuisine. En fait, la technique Pomodoro est une approche de gestion du temps, qui a pour but d’aider les gens à se concentrer sur une seule tâche, afin d'augmenter leur productivité. C'est le développeur et entrepreneur italien Francesco Cirillo qui a mis au point cette technique dans les années 1980, parce qu'il avait du mal à rester concentré et à gérer ses distractions. Il s'est alors lancé le défi d’essayer de se concentrer sur une tâche pendant une courte période, pour gagner en efficacité et éviter de se disperser.