Gestion du Temps

Panique dans l’agenda : les cauchemars de la prise de RDV

Aujourd’hui, un vent de panique s’abat sur le blog de Julie Desk : tous les pires cauchemars de votre agenda se sont donnés RDV (jeu de mot incroyable à noter) pour célébrer comme il se doit Halloween !

Attention, certaines images peuvent heurter la sensibilité des plus jeunes ainsi que des personnes non averties.

1. Organiser un rdv avec des personnes dont l’agenda est très chargé

– “On se voit Mardi prochain ?
– Non, pas dispo. Jeudi après midi ?
– Non je ne peux pas. Lundi semaine suivante ?
– Non plus.
– … »

Cette situation vous dit-elle quelque chose ?

Voilà un des pires cauchemars des prises de rendez-vous : les interminables allers-retours d’emails pour se mettre d’accord sur une date ! C’est un casse tête infernale qui fait vite devenir chèvre…

[On vous a prévenu pour les images]

Ce n’est pas Alexis Normand, Directeur des Relations Santé chez Nokia Health, qui dira le contraire : « La prise de RDV est une activité répétitive et pénible. On passe des heures à vérifier ses disponibilités, jongler entre les différents emails pour trouver un créneau qui convient à tout le monde, annuler, reporter des RDV. Bref, c’est un véritable casse-tête. »

De plus, comme nous l’explique Ferdinand Roth, Data Scientist chez Julie Desk, l’Intelligence Artificielle prend en compte de manière objective et pondérée la qualité de chaque créneau dans l’agenda (comme le temps de trajet ou le fait de regrouper les événements). L’IA est ainsi plus performante dans cette tâche qu’un humain ! Alors pourquoi continuer à s’embêter ?

2. Reporter ou annuler un RDV

Après une nuit d’Halloween agitée, vous vous réveillez et vous avez, disons-le, bien mauvaise mine…

Difficile de se présenter à vos RDV dans cet état ! Mais comment les annuler ? Cela va vous prendre des heures de contacter les personnes une à une … A moins que vous ne déléguiez cette tâche ?

Sandra Legrand, fondatrice de Conf&Co :En cas d’imprévus, Julie s’occupe d’annuler et reporter mes RDV. C’est un gain de temps considérable et cela me permet d’être plus réactive et efficace dans la gestion de mon agenda.

3. Relancer les demandes de RDV sans réponse

Vous avez obtenu le contact de plusieurs personnes importantes et leur envoyez un email pour planifier un RDV, mais voilà, elles ne vous répondent pas ! Les tâches s’enchaînent de votre côté et … vous oubliez complètement de les relancer, si bien que ces personnes finissent tout simplement par vous oublier…!

Christophe Amouroux, Président de Twelve Consulting :Auparavant, si une personne ne répondait pas à ma demande de RDV, il m’arrivait d’oublier de la relancer et au final, le RDV ne se faisait pas. Grâce à la fonctionnalité de relances automatiques, je n’ai plus à m’en préoccuper ; Julie se charge de relancer sans jamais insister.”

4. Réserver une salle de réunion

C’est le grand jour ! Vous avez enfin réussi à caler un RDV avec d’importants partenaires. Tout le monde arrive dans vos bureaux et vous vous dirigez vers la salle de réunion mais surprise : la salle est déjà occupée !

Vous avez oublié de réserver la salle pour votre rendez-vous … Classique ! Si seulement vous aviez demandé à Julie, vous n’auriez pas eu à faire cette réunion en plein milieu du couloir !

5. Programmer des entretiens de recrutement

Vous êtes en train de recruter ? Super nouvelle ! Mais voilà, les candidatures s’enchaînent et les prises de RDV avec les candidats aussi. Cela devient vite compliqué à gérer, si bien que vous finissez par vous demander si vous n’allez pas discrètement supprimer cette offre d’emploi …

Avant d’opter pour une solution si radicale, essayez d’automatiser vos processus de recrutement : « La combinaison de Workable et Julie a fonctionné à merveille et m’a probablement permis d’économiser 1 à 2 jours de travail, » explique Julien Hobeika, CEO chez Julie Desk.

6. Gérer les fuseaux horaires des RDV à l’international

Vous connaissez ces applications pour les prises de RDV ? Voici mon histoire (true story, comme dirait l’autre !) : un prestataire m’envoie un lien pour caler un RDV. Sympa, je me dis « ok, je vais faire un effort » : je consulte mon calendrier, regarde les disponibilités de mon contact et je clique sur un créneau qui semble convenir. Je reçois donc l’invitation dans mon calendrier pour un RDV… 1 heure plus tôt que le créneau choisi ! Et oui, je n’avais pas remarqué le fuseau horaire de mon contact ! Je dois annuler le premier RDV et tout recommencer. Résultat : plus de 15 minutes passées à programmer ce RDV, alors qu’un simple email à Julie aurait suffit. De quoi perdre ses nerfs…

Michael Ferranti, VP Marketing :Je voyage énormément et organiser mes meetings tout en tenant compte des différentes fuseaux horaires était un véritable enfer ! Je passais à côté de nombreux RDV car je n’avais pas le temps de les organiser. Aujourd’hui, je mets Julie dans la boucle et ensuite je ne m’occupe plus de rien.

7. Calculer les temps de trajet entre deux RDV

Vous n’en avez pas marre de passer votre temps à courir d’un RDV à l’autre ?

Pour mieux organiser vos rendez-vous et gérer votre agenda Julie va prendre en compte, lorsqu’elle propose des dates, le temps de trajet nécessaire pour se rendre de votre point de départ à votre point d’arrivée. Idéal non ?

8. Rester à la porte…

Je suis sure qu’il vous est déjà arrivé de rester en bas d’un immeuble car vous n’aviez pas le code ! C’est très frustrant, d’autant plus que parfois, il ne fait pas bon rester devant la porte …

Heureusement, chacune des invitations que Julie créées contient l’ensemble des informations pour accéder au lieu du RDV. Ouf…

9. Agréger les disponibilités sur plusieurs calendriers

Nous avons tous nos petits secrets, comme une vie cachée qu’on ne veut pas partager avec tout le monde…

Mais à force de gérer plusieurs vies, on se mélange les pinceaux et plusieurs RDV sont calés sur les mêmes créneaux. Comment éviter ce genre de situation ? Oui, vous avez bien deviné : vous pouvez partager plusieurs calendriers avec Julie, afin qu’elle prenne en compte l’ensemble de vos agendas pour planifier vos RDV.

10. Avoir des RDV non voulus dans son agenda

Vous craignez qu’en déléguant vos RDV à Julie, certaines personnes en profitent et qu’au final, vous vous retrouviez avec des RDV non souhaités dans votre agenda ? Il y a en effet certaines personnes qu’on ne préfère pas voir …

N’ayez crainte, Julie sait qui est dans votre cercle de confiance !

Terrifiantes ces prises de RDV ! Lors de votre prochaine organisation de rendez-vous , réfléchissez-bien : trick or treat ? 

JOYEUX HALLOWEEN !!