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Manuel d’utilisation de Julie : Comment obtenir le meilleur de votre assistante préférée

Ce manuel est destiné à tous les utilisateurs qui cherchent à débuter leur expérience avec Julie ou ceux qui veulent optimiser son efficacité.

1. Les principes de base

1.1 La requête
1.2 Quoi ?
1.3 Qui ?
1.4 Où ?
1.5 Fuseau horaire
1.6 Contraintes horaires
1.7 Contexte

2. Astuces avancées

2.1 Attendre les disponibilités de votre contact
2.2 Comment traiter la priorité
2.3 Envoyer des invitations
2.4 Traiter avec un assistant
2.5 Comprendre comment Julie voit votre agenda et vos créneaux libres

3. Quelques mots sur l’organisation de RDV en entreprise

1. Les principes de base

Dans le but d’expliquer toutes les différentes situations possibles avec Julie, nous allons utiliser quatre personnages : Vous, Julie (évidemment), Max et Hélène

1.1 La requête

Il existe 3 types requêtes que Julie peut traiter. Généralement, la requête doit se trouver dans le premier e-mail que vous envoyez dans le fil de discussion.

Voici quelques exemples d’échanges avec Hélène :

  • Organiser un RDV (Il existe 2 types de sous-requêtes possibles dans l’organisation pour nos utilisateurs avancés)

Bonjour Hélène,
Julie, (en copie) va nous aider à organiser un rendez-vous.

  • Reporter un RDV

Bonjour Julie,
Pourrais-tu reporter ce RDV téléphonique de 11h avec Hélène s’il te plait ?

  • Ajouter un événement au calendrier

Bonjour Julie,
Pourrais-tu ajouter dans mon calendrier l’information de vol suivante ?

Un point important : bien que Julie soit intelligente, ayez toujours en tête que :

  • Les e-mails reçus dans le même fil de discussion sont considérés comme appartenant à la même requête
  • Les e-mails reçus dans des fils de discussion différents sont considérés comme de nouvelles requêtes

Il n’est pas évident de suivre les fils de discussion. Nous nous assurons que notre système interne arrive à faire la différence et, si besoin, fasse des exceptions à ces règles, mais il est préférable de garder ceci en tête et de l’appliquer dans la mesure du possible.

1.2  Quoi ?

Lorsque vous envoyez des requêtes pour organiser un RDV, il ne faut pas oublier que le seul moyen pour Julie de savoir ce que vous pensez est de le lui dire !

Prenons cet exemple de réponse à un de vos contacts :

Merci de m’avoir contacté.
Julie, en copie va nous aider à organiser ce RDV.

Dans ce cas, vous souhaitez peut-être que Julie fouille et trouve le contexte dans les “e-mails cités”. Nous en parlerons plus tard. Cependant, les bases sont les bases. Pensez toujours que Julie fonctionne comme un être humain ; si l’information est claire et facile à trouver, elle réalisera la tâche au plus près de vos attentes.

Alors, n’oubliez pas de préciser à Julie le type de RDV que vous souhaitez qu’elle organise.

Julie, (en copie) va nous aider à organiser ce RDV téléphonique.

1.3 Qui ?

Une fois que vous avez spécifié le Quoi, assurez-vous que le Qui de votre e-mail est bien clair. Si les seuls destinataires de votre e-mail sont Max et Julie alors c’est simple, mais prenons la situation suivante :

Merci de m’avoir présenté, Hélène.
Ravi de faire votre e-connaissance, Max.
Julie va nous aider à organiser une conférence téléphonique.

Voici un cas complexe ; selon vos habitudes d’affaires, ça pourrait signifier que vous souhaitez une RDV téléphonique entre Max, Hélène et vous-même, mais ça peut aussi signifier que l’appel se fera entre Max et vous.

Par défaut, Julie considère que tous les destinataires participent au RDV, à moins qu’il ne soit précisé que certains destinataires doivent être exclus.  

Si vous souhaitez que Julie organise un RDV téléphonique avec Max et vous uniquement et voulez éviter toute ambiguïté, et mettez Hélène en BCC.

Merci de m’avoir présenté, Hélène (en BCC).
Ravi de faire votre e-connaissance, Max.
Julie va nous aider à organiser une conférence téléphonique.

Si vous ne souhaitez pas mettre Hélène en BCC, parce que vous voulez la garder dans le fil de discussion, indiquez clairement qu’elle ne participera pas au RDV téléphonique comme ceci :

Merci de m’avoir présenté, Hélène.
Ravi de faire votre e-connaissance, Max.
Julie va organiser un échange téléphonique entre nous deux.

1.4 Où ?

Voici un point important parce que, si vous dites :

Julie va organiser un RDV.

Julie n’aura aucune information pour vous suggérer des créneaux horaires, le potentiel temps de voyage potentiel nécessaire pour cette réunion, les réunions précédant et suivant un créneau suggéré.   

Vous pouvez corriger en disant :

Julie va organiser un RDV dans nos locaux.

Si généralement vos RDV ont lieu dans vos locaux, vous pouvez dès à présent envoyer un e-mail à Julie (si ce n’est pas déjà fait) pour lui dire que, sans précision de votre part, elle peut supposer que, par défaut, le RDV aura lieu dans les locaux.

Si vous êtes un commercial, votre situation est peut-être différente. Vous devez peut-être souvent vous déplacer vers vos prospects/clients. Alors, vous pouvez dire ceci :

Julie va organiser un RDV dans vos locaux.

Si, par défaut, tous vos RDV ont lieu chez vos prospects/ clients alors envoyez un e-mail à Julie (si ce n’est pas déjà fait) et dites lui que, sans précision contraire, elle peut considérer que  votre contact/ interlocuteur choisira le lieu de RDV.  

1.5 Fuseau horaire

Supposons que vous êtes à New York et que vous souhaitez organiser un RDV téléphonique avec Max qui se trouve à San Francisco. Julie peut proposer des créneaux à Max directement dans le fuseau horaire du Pacifique. Mais, comme toujours, vous devez le dire à Julie sinon elle ne le saura pas !

Julie va organiser un RDV téléphonique.
@Julie, Max est basé à San Francisco.

1.6 Contraintes horaires

Parfois, vous avez des informations sur les contraintes horaires qui peuvent aider Julie à proposer un créneau plus avantageux.

En général, si vous avez des contraintes horaires, ça veut dire qu’il y a un souci de priorité ; nous allons aborder ce sujet dans la section Avancée de ce manuel.

Alors, supposons ici que vous avez appris par une collègue d’Hélène qu’elle est en vacances cette semaine. Si vous souhaitez organiser un RDV avec elle, il faut écrire :

Bonjour Hélène,
Pouvons-nous nous voir à votre retour de vacances?
Julie (en copie) organisera un RDV dans vos locaux la semaine prochaine ou celle d’après.

1.7 Julie et le contexte : Comment ça marche ?

Nous disons souvent, et en toute objectivité, que Julie est parfaite : le mélange parfait entre l’Homme et la machine. La machine gère l’efficacité et l’homme gère la subtilité et le contexte.

Ce qui veut dire que Julie ne sera jamais complètement bloquée sur une demande ; le côté humain peut prendre le dessus. Même si vous écrivez ceci :

Julie organisera 1 réu ds t buro smn pro ou après

L’AI et l’homme liront tous les deux le message qui sera au final compris.

Toutefois, considérons une situation où de nombreuses informations sont présentes dans les e-mails cités :

Bien sûr, Julie va aider à organiser ça.

>>De Max à vous
>>cool. On peut se voir pour un café.
>>>>De vous à Max
>>>> Bonjour Max, peut-être après tes vacances ?

>>>>>> De Max à vous
>>>>>> Bonjour, je suis en vacances les deux prochaines semaines mais pouvons-nous nous rencontrer ?

Dans l’e-mail ci-dessus, Julie n’était pas en copie des premiers e-mails échangés entre Max et vous, mais seulement du dernier.  Alors que va comprendre Julie ?

En principe, elle devrait tout comprendre parce que Julie est parfaite ! 😉 Mais en réalité, l’IA a parfois du mal à trier toutes les informations perdues dans autant d’e-mails cités et l’opérateur humain peut également rater des détails :l’information que Julie doit utiliser prendre en compte est parfois noyée dans des emails comme celui-ci

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Pour vous, c’est peut être clair que Max préfère avoir un RDV le jeudi parce que vous travaillez depuis longtemps avec Max et attachez une attention particulière à ses e-mails. Si l’IA rate ce détail, du fait de sa position dans l’email, l’opérateur pourrait également le rater (même s’il ne devrait pas).

Alors, pour éviter tout ça, prenez 5 secondes supplémentaires pour reformuler votre demande :

Julie va organiser un café dans vos locaux, un jeudi, à votre retour de vacances, dans deux semaines.

Ces informations peuvent paraître répétitives mais cela va garantir l’efficacité et la rapidité de Julie.

2. Astuces avancées

2.1 Les contacts très occupés : deux types de demandes de RDV

Dans les principes de base, nous avons présenté les 3 types de requêtes que vous pouvez faire à Julie. Toutefois, pour profiter pleinement de Julie, les requêtes de « planification » peuvent se présenter sous deux formes qui sont interprétées différemment.

  • Cas 1 : Julie envoie les disponibilités dans la foulée.

Ceci est le comportement par défaut. Si vous dites :

Julie va organiser un…

Ou

Julie va vous envoyer des créneaux pour…

Julie va automatiquement envoyer des créneaux. Puisque ceci est son comportement par défaut, plusieurs demandes, même les plus ambigües peuvent mener au même résultat : l’envoi des disponibilités.

Cependant, pour être précis, vous pouvez déclencher un second comportement

  • Cas 2 : Julie attend les disponibilités de votre contact avant d’envoyer les vôtres.

Si vous dites quelque chose de précis comme ceci :

Quand êtes-vous disponible ? Julie confirmera mes disponibilités selon les vôtres.

Ou

Quels sont vos disponibilités la semaine prochaine ? Julie va vous envoyer une invitation ou revenir vers vous avec d’autres options si les vôtres ne conviennent pas.

Ou tout autre message qui explique bien que Julie ne doit pas envoyer les disponibilités en premier.

Ceci peut être très utile, surtout lorsqu’il s’agit d’un contact important et que vous souhaitez avoir l’occasion de reporter un RDV de votre côté selon les disponibilités qu’il vous propose.

Ce qui nous amène à notre astuce suivante : Comment traiter la priorité ?

2.2 Comment traiter la priorité

Il existe 3 scénarios principaux dans lesquels on doit utiliser les astuces de priorité avec Julie :

  • Le RDV avec votre contact est prioritaire et vous demandez à Julie d’attendre ses disponibilités avant d’envoyer les vôtres.

Dans ce scénario, vous formuler un message de la manière suivante :

Bonjour Hélène,
Quelles sont vos disponibilités la semaine prochaine ? Julie va vous envoyer une invitation ou revenir vers vous avec d’autres options si les vôtres ne conviennent pas.

Et ensuite, vous envoyez un autre message uniquement à Julie disant :

Julie, peu importe sa réponse, peux-tu réorganiser mon agenda si ça ne convient pas ? Ce RDV est prioritaire.

Ou

Julie, selon sa réponse, organise-le, même s’il faut reporter mon appel avec Mark James, mon RDV avec Max ou tout autre RDV que je pourrais avoir le Jeudi 25, s’il te plait.

Dans ce cas, si même en réorganisant les RDV indiqués cela ne fonctionne toujours pas, alors Julie proposera de nouveaux créneaux en fonction des disponibilités de votre contact.

  • Le RDV avec votre contact est prioritaire et vous souhaitez que Julie envoie vos disponibilités en premier.

Dans ce cas, la priorité doit être spécifiée clairement avec une précision sur les contraintes horaires comme ceci :

Bonjour Hélène,  
Bien sûr, nous devons impérativement nous voir cette semaine.
Julie va nous aider à trouver un créneau qui nous arrange.

Ainsi, Julie fera de son possible pour trouver un créneau cette semaine qui s’adapte aux disponibilités d’Hélène et aux vôtres. Si elle découvre qu’aucune option ne correspond, elle reviendra vers vous pour vous demander si elle peut réorganiser un autre RDV de façon à avoir la place pour programmer ce RDV cette semaine.

  • Le RDV n’est pas urgent et vos 2 prochaines semaines sont chargées

Pour éviter que Julie ne remplisse vos derniers créneaux avec un RDV qui n’est pas prioritaire, vous pouvez simplement dire :

Bonjour Hélène,  
Bien sûr, on peut se voir après le 10. Ça m’arrangerait.
Julie va nous aider à trouver un créneau qui nous arrange.

Ainsi, vous gardez des créneaux ouverts pour des RDV urgents de dernière minute.

Si vous avez impérativement besoin de ces créneaux pour travailler, vous pouvez bloquer ces créneaux dans votre calendrier. Ainsi, vous n’aurez pas à dire à Julie de reporter à 2 semaines pour qu’elle n’utilise pas ces créneaux.

2.3 Envoyer des invitations

Certains aiment ajouter Julie en copie dans le fil de discussion à la fin du processus de prise de RDV avec leurs contacts. Lorsque vous faites cela, vous devez demander à Julie d’ajouter l’événement à votre agenda (parce qu’elle le fait si bien ) et d’envoyer des invitations. Vous pouvez dire ceci :

Parfait. Julie, en copie, va vous envoyer l’invitation du RDV.

Julie lira dans les e-mails cités et comprendra l’heure à laquelle le RDV aura lieu. Cependant, n’oubliez pas : si les e-mails cités sont en désordre et que les informations sur le Qui, Quoi, Où, et Quand sont confuses, prenez le temps de le ré-écrire clairement pour assurer le bon déroulement du processus.

Parfait. Julie, en copie, va vous envoyer l’invitation pour le café de demain à 10h dans vos locaux.

2.4 Traiter avec un assistant

1er cas : Vous avez un assistant, Jim, et vous souhaitez l’autoriser à envoyer des demandes à Julie à votre place.

C’est possible, vous devez juste envoyer un e-mail à Julie et lui dire que vous autorisez votre assistant Jim à envoyer des demandes de votre part. Ensuite, Jim pourra envoyer une requête à ajouter dans votre calendrier comme ceci :

Bonjour Julie,
Peux-tu reporter le RDV téléphonique de demain à 10h avec Max ?

Julie interprétera cette requête comme si c’était vous qui l’aviez envoyée.

2ème cas : Vous organisez un RDV avec Hélène, dont l’assistant est Max.

Pour éviter toute confusion pour Julie, et éviter qu’elle assimile Max à un participant, indiquez le clairement avec une phrase comme ceci :

Bonjour Hélène,
Bien sûr, on peut se voir. Julie, peux-tu te coordonner avec Max et organiser un RDV entre Hélène et moi dans nos locaux la semaine prochaine ?

Merci.

2.5 Comprendre comment Julie voit votre agenda et vos créneaux disponibles

Il existe deux catégories principales d’événements dans votre agenda : les événements sur la journée et les événements réguliers.

A propos des événements classiques

Julie se sert des événements réguliers dans votre agenda pour comprendre que :

  1. Vous n’êtes pas disponible pendant ce créneau
  2. Vous avez peut-être besoin de temps de voyage entre deux RDV

Prenez l’habitude d’indiquer le plus de précisément possible le lieu des événements que vous ajoutez vous-même dans votre agenda. Julie remplit toujours le lieu de l’événement dans votre invitation, alors essayez de faire pareil pour que Julie ait toutes les informations lorsqu’elle lira votre agenda.

Par défaut, s’il n’y a pas de nom de lieu et qu’il s’agit d’une “réunion” ou un “rendez-vous”, elle comprendra qu’il aura lieu dans vos locaux.

A propos des événements de journée

Julie peut diviser les événements sur la journée en trois catégories :

  • Information non pertinente, ouvert pour organiser des RDV

Considérons un événement sur la journée qui lit : “Anniversaire de Max” – C’est probablement une information que Julie n’a pas besoin de prendre en compte.

Comme bonne pratique, il faut s’assurer que ces événements sur la journée sont marqués “disponibles” dans votre agenda. Cette option est cochée par défaut pour la majorité des agendas, lorsque vous entrez un événement sur la journée.

  • Information pertinente, ouvert pour organiser des RDV

Considérons maintenant que toute la semaine prochaine, vous avez un événement sur la journée qui lit “Londres”. Ceci est une information importante pour Julie parce que ça lui permettra de voir clairement si vous devez organiser des RDV pendant votre séjour à Londres. Ainsi, si vous dites :

Bonjour Max,
Je serai à Londres plus tard dans le mois; il serait bien qu’on se voit. Julie, en copie, va nous aider à trouver un moment pendant que je suis là-bas.

Julie pourra précisément localiser à quel moment du mois vous serez à Londres et adapter le fuseau horaire pour que vos événements soient correctement ajoutés à votre agenda.

La bonne pratique ici, est aussi d’indiquer que ces événements sur la journée sont « disponible”. 

  • Non-ouvert pour organiser des RDV

Considérons que vous avez un événement sur la journée qui lit : “Vacances”. Vous ne souhaitez évidemment pas que Julie organise des RDV à ces dates, et elle ne le fera jamais. Mais comme bonne pratique, nous vous conseillons de marquer ces événements comme “occupés” dans votre agenda. Cette option n’est pas souvent cochée par défaut dans la majorité des systèmes d’agendas.

La raison pour laquelle nous vous demandons de définir ces événements comme “occupés” est qu’il est possible d’avoir des situations plus ambiguës que celles des “vacances”. Prenons par exemple un événement sur la journée comme “MWC” (Mobile World Congress). Cela signifie t-il que vous l’avez ajouté à votre agenda comme rappel ou que vous serez réellement occupés parce que vous allez à cet événement ?

Si l’événement ne dure qu’une journée et que vous ne souhaitez pas vous mettre en mode “occupé” dans votre événement sur la journée, vous pouvez créer des événements classiques “MWC” de 6h à 20h par exemple. Les événements réguliers sont automatiquement marqués “occupés” dans la majorité des agendas !

3. Quelques mots sur l’organisation de RDV en entreprise

Voyons ce qui se passe lorsque vous organisez des RDV avec vos collègues, en différenciant le fait qu’ils aient une license Julie Desk ou pas.

Rappelez-vous que Julie ne fait pas de différence entre un collègue (qui n’a pas souscrit au service) et une personne externe à votre société.

1. Max et Hélène ont souscrit à Julie Desk, sont des collègues de l’entreprise WePopp et souhaitent se voir.

Julie pourra trouver un créneau commun et organiser un RDV sans action supplémentaire de la part de Max ou Hélène. Vous devez tout de même déclencher le processus en envoyant un e-mail à Julie. Par exemple, Hélène enverra un e-mail à Max avec Julie en copie comme ceci :

Bonjour Max,
On peut se voir la semaine prochaine, Julie nous trouvera un créneau commun.

Et c’est tout ! Ni Hélène, ni Max n’ont besoin de faire plus.

2. Le RDV inclut des employés de WePopp (ayant tous une licence) et une personne externe

Prenons l’exemple d’un RDV entre Max, Hélène, Vous (tous avec une licence) et X, une personne externe (sans licence). Si vous dites ceci :

Bonjour X,
Nous souhaitons organiser un RDV avec vous dans nos locaux.
Julie, en copie, va nous aider à trouver un créneau qui nous convient à tous pour que vous puissiez venir nous rencontrer Max, Hélène et moi.

Alors, Julie répondra à X en disant :

Dans cet exemple, votre nom est Lecteur 😉

Bonjour X,

Lecteur, Max et Hélène sont disponibles pour un RDV dans leurs locaux aux créneaux suivants :
– Date, heure
– Date, heure
– Date, heure

Quelle heure vous conviendrait le mieux ?

3. Le RDV inclut un collègue au sein de Wepopp qui n’a pas d’abonnement à Julie Desk.

Reprenons l’exemple précédent mais disons cette fois-ci que Max n’a pas de licence Julie Desk.

Vous envoyez le même email à X, Max et Hélène avec Julie en copie. Mais cette fois, Max n’ayant de licence, Julie va répondre ceci :

Bonjour X,

Lecteur, Max et Hélène sont disponibles pour un RDV dans leurs locaux aux créneaux suivants :
– Date, heure
– Date, heure
– Date, heure

Max, X, quelle heure vous conviendrait le mieux ?

Et elle rassemblera les disponibilités de Max et X pendant le processus de prise de RDV, comme si Max était une personne externe.

En conclusion, ce manuel d’utilisation couvre les principes de base, les fonctionnalités avancées et la manière dont Julie traite les RDV avec des collègues, qu’ils aient souscrit ou non au service. Tout ceci pour montrer comment Julie Desk travaille et vous aide à organiser vos RDV et gérer votre agenda : des scénarios de la vie réelle où l’Intelligence Artificielle vous aide à gagner en temps et en efficacité.

Si vous êtes utilisateur(trice) du service et souhaitez partager avec nous vos bons conseils, n’hésitez pas !