Gestion du Temps

Comment mieux gérer son temps au quotidien pour gagner en productivité

Avec l’essor des nouvelles technologies, la façon dont nous travaillons a totalement changé : nous skypons avec nos collègues à travers l’océan, nous pouvons facilement travailler depuis la maison, en ayant accès à tous nos documents et applications clés. Les interactions en ligne ont augmenté, mais en même temps, il est devenu de plus en plus difficile de débrancher et on peut facilement se sentir un peu dépassé par le travail.

Ça vous dit quelque chose?

Organisation d'agenda

1. Pour bien gérer son temps, il faut trouver son rythme.

Être productif ne signifie pas travailler sept heures-22 heures, et prendre 15 minutes de pause à midi pour manger un sandwich, en face de son ordinateur ! En effet, une étude publiée il y a quelques années par Desk Time, a montré que le rythme idéal pour travailler est 52/17. C’est à dire 52 minutes de travail, en étant concentré à 100%, et 17 minutes pour se détendre.

Si ce rythme ne vous convient pas, ne vous inquiétez pas ; Il y a une multitude de méthodes permettant de mieux gérer son temps, il vous suffit juste de trouver celle qui vous va le mieux !

Je ne pense pas qu’il y ait une formule magique pour organiser son temps : tout le monde travaille à sa manière. Certaines personnes aiment se réveiller très tôt pour faire leur «routine matinale», d’autres restent travailler tard et découvrent qu’ils sont plus productifs après minuit ! Ce qui importe, c’est de savoir ce qui fonctionne le mieux pour vous. Pas besoin de dupliquer le mode de vie de Steve Jobs & Co, si il ne vous convient pas, et attention, cela ne veut pas dire que vous n’allez pas créer le prochain Apple !

En savoir plus sur les méthodes et techniques de gestion du temps  :

2. Les outils pour bien gérer son temps

Peu importe le rythme et la méthode que vous choisissez, une chose est sûre, nous ne sommes pas Julie. Nous ne sommes pas des robots. Nous ne pouvons pas rester concentrés trop longtemps et voilà pourquoi les pauses sont importantes. Or,  nous avons tendance à penser que nous sommes des super-héros et nous surchargeons nos journées et nos agendas, en jonglant entre les tâches et les réunions sans prendre de pauses.

Heureusement, avec l’essor du digital, de nombreux outils se sont développés pour nous aider à mieux gérer notre temps : éviter les distractions, automatiser des tâches, prendre des pauses ou mieux planifier ses RDV !

3. Bien gérer ses RDV pour gagner en productivité

Les professionnels en entreprise passent en moyenne 24 jours par an en réunion (Baromètre Wisembly / IFOP 2016) ! C’est un temps considérable ! Le problème des réunions, c’est que si elles ne sont pas planifiées de manière efficaces, elles viennent “couper” la journée et impactent directement notre efficacité !

Lorsque vous configurez Julie Desk, plusieurs questions vous sont posées au sujet de vos habitudes et de la façon dont vous souhaitez organiser vos réunions :

  • Combien de rendez-vous avez-vous par semaine ?
  • Combien de temps voulez-vous entre deux rendez-vous ?
  • Quand voulez-vous avoir des réunions ?
  • Quel moyen de transport utilisez-vous?

Au moment de m’inscrire à Julie Desk, j’ai eu quelques difficultés à répondre à ces questions : je ne m’étais jamais vraiment demandé comment je souhaitais organiser mes réunions et j’avais tendance à les programmer à n’importe quel moment où j’étais disponible. Mais j’aurais dû mieux y réfléchir !

Au début, j’ai dit à Julie qu’elle pouvait me prendre des réunions de 8h30 à 19h30 ! Et c’est ce qu’elle a fait !  Mais je me suis très vite aperçue que je n’aimais pas avoir des réunions tôt le matin ou en fin de journée ; je préfère utiliser ces moments pour avancer sur mes emails ou gérer mes tâches.

Julie m’a ainsi permis de définir comment je souhaitais organiser mon agenda. Travailler avec Julie et lui déléguer l’organisation de mes RDV m’a aidé à définir quand je souhaitais prendre des RDV et quand je ne voulais pas être dérangée pour avancer sur différentes tâches. Et si je me rends compte que cela ne me convient plus,  je peux toujours adapter mes préférences via le tableau de bord de gestion des préférences.

Je lui ai également demandé de réserver des créneaux dans mon agenda pour des activités personnelles. J’avais déjà tendance à le faire (ou du moins à essayer de le faire…): «Ok, ici, je vais essayer d’aller au gymnase», «Ici, je vais voir mes amis …». Mais on trouve facilement des excuses pour annuler ce type d’activité ; il y a par exemple un meeting de dernière minute qui se cale et on se dit « OK, je vais annuler la salle de gym ». Lorsque je gérais tout mon agenda, j’avais l’habitude de reporter ou d’annuler beaucoup de mes activités personnelles car elles n’étaient pas vraiment « programmées ». Résultat ? Une grande frustration et une faible productivité. Lorsque vous demandez à Julie de gérer votre agenda, si elle voit que vous avez quelque chose de prévu à un moment donné, elle va essayer de trouver un autre créneau pour planifier votre réunion. En effet, ce n’est pas elle qui décide si quelque chose peut être reporté ou non. En travaillant de cette façon, je me suis aperçue que la plupart du temps, les réunions ou les événements qui se programmaientà la dernière minute pouvaient être réorganisés sans problème. Plus d’excuse pour ne pas aller à la gym (à part l’apéro 🙂 ) !

white paper gestion temps

Date de mise à jour : 2 mai 2018