Comment mieux organiser son agenda avec Julie ? - Julie Desk
Gestion du Temps

Comment mieux organiser son agenda avec Julie ?

Avec l’essor des nouvelles technologies, la façon dont nous travaillons a totalement changé : nous skypons avec nos collègues à travers l’océan, nous pouvons facilement travailler depuis la maison, en ayant accès à tous nos documents et applications clés. Les interactions en ligne ont augmenté, mais en même temps, il est devenu de plus en plus difficile de débrancher et on peut facilement se sentir un peu dépassé par le travail.

Ça vous dit quelque chose?

Organisation d'agenda

Lorsque j’ai entendu parler du lancement des « Goals » dans Google Agenda le mois dernier, cela m’a rappelé combien il est important de savoir prendre une pause (and have KitKat !) et comment je suis parvenu à le faire en utilisant Julie Desk. Dans cet article, je vais partager mon expérience personnelle en espérant que cela vous inspirera !

Être productif ne signifie pas travailler sept heures-22 heures, et prendre 15 minutes de pause à midi pour manger un sandwich, en face de son ordinateur ! En effet, une étude publiée il y a quelques années par Desk Time, a montré que le rythme idéal pour travailler est 52/17. C’est à dire 52 minutes de travail, en étant concentré à 100%, et 17 minutes pour se détendre.

Nous ne sommes pas Julie. Nous ne sommes pas des robots. Nous ne pouvons pas rester concentrés trop longtemps et voilà pourquoi les pauses sont importantes. La mauvaise nouvelle est que nous avons tendance à penser que nous sommes des super-héros et nous surchargeons nos agendas, allant d’une réunion à l’autre sans prendre de pauses entre les deux.

C’est là que des applications comme Goals de Google Agenda, mais aussi (et surtout !) des services comme Julie Desk ont un intérêt : ils vous aident à réellement prendre ces pauses.

Lorsque vous configurez Julie, plusieurs questions vous sont posées au sujet de vos habitudes et de la façon dont vous souhaitez organiser vos réunions:

  • Combien de rendez-vous avez-vous par semaine ?
  • Combien de temps voulez-vous entre deux rendez-vous ?
  • Quand voulez-vous avoir des réunions ?
  • Quel moyen de transport utilisez-vous?

Lorsque j’ai configuré Julie, j’ai eu quelques difficultés à répondre à ces questions : je ne m’étais jamais vraiment demandé comment je souhaitais organiser mes réunions et avais tendance à les programmer à n’importe quel moment où j’étais disponible. Mais j’aurais dû mieux y réfléchir !

Au début, j’ai dit à Julie qu’elle pouvait me prendre des réunions de 8h30 à 19h30 ! Et c’est ce qu’elle a fait !  Mais je me suis très vite aperçue que je n’aimais pas avoir des réunions trop tôt le matin ou trop tard dans la soirée ; je préfère utiliser ces moments pour lire des articles ou vérifier mes e-mails.

Je ne pense pas qu’il y ait une formule magique pour organiser son temps : tout le monde travaille à sa manière. Certaines personnes aiment se réveiller super tôt pour faire leur «routine matinale», d’autres restent travailler tard et découvrent qu’ils sont plus productifs après minuit ! Ce qui importe est de savoir ce qui fonctionne le mieux pour vous. Pas besoin de dupliquer le mode de vie de Steve Jobs & Co, il pourrait ne pas fonctionner pour vous, mais, cela ne signifie pas que vous n’allez pas créer le prochain Apple ! On est soumis aux agendas de nos interlocuteurs et aux traditionnelles « heures ouvrées » si bien qu’on en oublie parfois de définir ce qui fonctionne le mieux pour nous. Comme je l’ai dit au début, les nouvelles technologies nous ont permis d’être plus flexibles dans notre travail, mais il faut aussi saisir cette opportunité pour augmenter notre productivité ! Pourquoi suivre les horaires traditionnels comme «8:30-à-19 heures» si vous vous sentez plus productifs de 11 heures à 22 heures (et si cela correspond à votre vie personnelle) ? N’hésitez pas à adapter vos horaires, tout en gardant à l’esprit que cela ne correspondra pas forcément au rythme de vos collaborateurs !

Comme mentionné précédemment, Julie m’a permis de définir comment je souhaitais organiser mon agenda. Travailler avec Julie et lui déléguer l’organisation de mes RDV m’a aidé à définir quand je souhaitais prendre des RDV et quand je ne voulais pas être dérangée pour avancer sur différentes tâches. Ce qui est top, c’est que si je me rends compte que cela ne me convient plus,  je peux toujours adapter mes préférences : je dois juste lui envoyer un e-mail lui disant mes nouvelles préférences et elle va les suivre tout de suite.

Je lui ai également demandé de réserver des créneaux dans mon agenda pour des activités personnelles. J’avais déjà tendance à le faire (ou du moins à essayer de le faire…): «Ok, ici, je vais essayer d’aller au gymnase», «Ici, je vais voir mes amis …». Mais on trouve facilement des excuses pour annuler ce type d’activité ; il y a par exemple un meeting de dernière minute qui se cale et on se dit « OK, je vais annuler la salle de gym ». Lorsque je gérais tout mon agenda, j’avais l’habitude de reporter ou d’annuler beaucoup de mes activités personnelles car elles n’étaient pas vraiment « programmées ». Résultat ? Une grande frustration et une faible productivité. Lorsque vous demandez à Julie de gérer votre agenda, si elle voit que vous avez quelque chose de prévu à un moment donné, elle va essayer de trouver un autre créneau pour planifier votre réunion. En effet, ce n’est pas elle qui décide si quelque chose peut être reporté ou non. En travaillant de cette façon, je me suis aperçue que la plupart du temps, les réunions ou les événements qui se calaient à la dernière minute pouvaient être réorganisés sans problème. Plus d’excuse pour ne pas aller à la gym ! Et oui, j’avais peut-être l’habitude de reporter certaines classes de gym parce que je suis une grande paresseuse 🙂

Tout ça pour vous dire combien il est important de réfléchir à la façon dont nous structurons nos journées. Et la meilleure façon de le faire et de s’astreindre à équilibrer ses journées, c’est de demander à quelqu’un de nous aider.

Pour moi, c’est Julie.
Et vous ? Quels sont vos conseils ?

Test gratuit Julie Desk