Les bons outils pour automatiser vos tâches professionnelles - Julie Desk
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Les bons outils pour automatiser vos tâches professionnelles

Au travail, les activités répétitives et à faible valeur ajoutée peuvent occasionner une démotivation importante. Faute de pouvoir se concentrer sur ce qui compte vraiment, on a l’impression de perdre notre temps. Voici donc quelques outils pour automatiser des tâches professionnelles !

Automatiser des tâches : un enjeu pour l’entreprise comme pour le salarié

Une enquête publiée cette année par ServiceNow a révélé que près d’une entreprise française sur deux avait besoin d’un plus haut niveau d’automatisation pour faire face au volume de tâches générées d’ici 2018. D’après l’étude, ce pourcentage atteindra 86% d’ici 2020.

Si l’automatisation du travail est un débat majeur qui suscite souvent de nombreuses craintes c’est avant tout parce que dans l’imaginaire collectif ce sujet est associé à une image tenace : celle d’un robot prenant la place de l’homme. Dans cette logique, l’employé n’est plus acteur de l’entreprise, il en est tout simplement évincé. Mais si ces représentations persistent aujourd’hui c’est surtout parce que l’on oublie trop souvent que le salarié, et ce quel que soit le poste qu’il occupe, peut être l’auteur et le moteur de cette automatisation. En se déchargeant de certaines tâches répétitives et rébarbatives, celui-ci peut en effet gagner un temps précieux et se concentrer ainsi sur des activités plus stimulantes, qui comptent vraiment. Automatiser des tâches professionnelles à faible valeur ajoutée, ce n’est donc pas qu’une question de productivité : c’est aussi l’occasion d’améliorer l’expérience collaborateur au sein d’une entreprise !

IFTTT, Zapier et Microsoft Flow : des outils complets pour automatiser tout type de tâches

Pour travailler, nous utilisons aujourd’hui de plus en plus de sites web et d’applications mobiles aux fonctionnalités multiples et dont l’utilisation est souvent chronophage. Si ces outils ont tous un langage qu’il est leur propre, il est possible de les faire communiquer en utilisant des services dédiés.

IFTTT  pour automatiser des tâches courantes

IFTTT (If This Then That) est l’outil le plus connu en matière d’automatisation de tâches. Disponible dans une version web ainsi que sous la forme d’applications mobiles pour les plateformes Android et IOS, il permet de créer des petits programmes baptisés « applets ». Leurs rôles ? Etablir des interactions entre les différents outils numériques que l’on utilise au quotidien afin d’automatiser des tâches courantes.

On peut se servir d’IFTTT pour booster sa visibilité sur le web en partageant instantanément un même statut sur Facebook, Twitter et Linkedin. Pour simplifier l’archivage de ses données numériques en enregistrant automatiquement les pièces jointes d’un e-mail dans sa Dropbox. Pour faire de la veille en demandant à recevoir une alerte dès qu’un site internet traite d’un sujet qui nous intéresse. Et puis, bien sûr, pour s’amuser en programmant l’heure d’allumage de la machine à café par exemple !
Très simple d’utilisation, IFTTT permet à tout à chacun de gagner un temps précieux sans avoir à écrire la moindre ligne de code.

Zapier et Microsoft Flow au service des professionnels

Zapier est un outil qui offre, lui aussi, la possibilité d’automatiser de nombreuses tâches.
Particulièrement adapté aux entreprises, il supporte plus d’applications professionnelles que IFTTT et permet de gérer des flux plus complexes. Grâce à l’ajout de filtres, il est notamment possible de définir avec beaucoup de précisions les conditions d’exécution d’une tâche.

Quant à Microsoft Flow qui nous invite à « améliorer notre productivité en travaillant moins », il s’adresse lui aussi aux professionnels. Sa force ? Elle réside indéniablement dans sa compatibilité avec les différentes applications et services Microsoft !

Wappwolf et Wildfire pour automatiser des tâches spécifiques

Wappwolf facilite l’archivage de données

Contrairement à IFTTT, Zapier ou Microsoft Flow qui peuvent être utilisés pour (presque) tout type d’activité, Wappwolf, lui, est spécialisé dans l’archivage de données numériques. Il permet d’automatiser des tâches sur Dropbox et GoogleDrive et ainsi par exemple de convertir automatiquement les fichiers déposés dans un format prédéfini, de les imprimer via Google Cloud Print ou de les envoyer vers un autre cloud. Autres caractéristiques : Wappwolf donne la possibilité à ses utilisateurs de faire du traitement d’images et de convertir des fichiers audio.

Wildfire : l’outil qui travaille à votre place

Wildfire ? C’est une extension pour Chrome et Firefox qui a la capacité d’enregistrer les actions que l’on effectue sur le web pour les reproduire ensuite de manière automatique. Idéal pour automatiser des tâches très répétitives, cet outil permet en outre de modifier les actions qui ont été enregistrées via un « workflow editor » !

L’essor des assistants virtuels

De plus en plus présents en entreprises, les assistants virtuels contribuent eux aussi à l’automatisation de certaines tâches professionnelles. Dans notre article, « L’assistant virtuel de demain : un cerveau global ? » nous vous parlions notamment d’Astro qui permet de faire rapidement le tri dans ses e-mails et de Findo dont le rôle est de naviguer dans nos boîtes mails, fichiers et cloud personnel pour y trouver l’information que l’on cherche. Et bien sûr, pour automatiser vos RDV il y a Julie Desk 😉

Vous utilisez d’autres outils pour automatiser vos tâches professionnelles ? Racontez-nous !

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